Pytania i Odpowiedzi

KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur, powszechny system wymiany dokumentów księgowych (przede wszystkim faktur), który dla części instytucji będzie obowiązkowy już w roku 2025, a dla wszystkich firm najprawdopodobniej w roku 2026.

Polega on na wymianie faktur nie w formie papierowej i nie w formie przesyłanych emailem plików PDF (chociaż jako pomocnicza forma, PDF nadal może towarzyszyć głównemu dokumentowi faktury). Dokument e-faktury tak jak definiuje go w nowej ustawie Ministerstwo Finansów to plik w formacie XML przygotowany według określonego schematu. Wymiana dokumentów będzie miała miejsce za pośrednictwem dedykowanych serwerów Ministerstwa Finansów.

Docunext to baza dokumentów, która w niedrogi, szybki i wygodny sposób pozwala archiwizować dokumenty w formie elektronicznej bez potrzeby ich drukowania i sortowania w segregatorach.

Nasza platforma oferuje pełną zgodność z KSeF, automatyczne przetwarzanie dokumentów przy użyciu OCR i AI, oraz zaawansowane funkcje wyszukiwania i raportowania.

W Docunext możesz przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów biznesowych:

Dokumenty księgowe: faktury VAT, faktury korygujące, paragony, rachunki

Dokumenty prawne: umowy, akty notarialne, pełnomocnictwa

Dokumenty kadrowe: umowy o pracę, świadectwa, certyfikaty

Inne: korespondencja, dokumenty techniczne, zdjęcia, skan dokumentów

Bardzo szybko! Po rejestracji Twoja instancja Docunext jest gotowa w ciągu 2-3 minut. Oferujemy:

14-dniowy darmowy okres próbny - bez żadnych zobowiązań

Automatyczna konfiguracja - nie musisz niczego instalować

Intuicyjny interfejs - zaczniesz korzystać od razu

Wsparcie podczas wdrożenia - pomożemy Ci na każdym kroku

Tak. To jest zależne od konfiguracji Twojej sieci, ale statystycznie, w 95% przypadków zabezpieczenia Docunext będą bardziej bezpieczne niż Twój lokalny serwer czy komputer. Stosujemy sprzęt sieciowy klasy enterprise i najlepsze praktyki bezpieczeństwa, a naszą architekturę zabezpieczeń projektowali eksperci z ponad 25 letnim doświadczeniem.

Wszystkie pliki są szyfrowane silnym kluczem w momencie przesyłania oraz zapisu na naszych serwerach, a kopie zapasowe wykonywane są co noc na 3 niezależne sposoby i w co najmniej 2 fizycznych lokalizacjach (standard 3-2-1), co powoduje, że utrata danych jest w praktyce niemożliwa. W razie wystąpienia zagrożenia ransomware lub podobnego problemu szyfrowania kopii zapasowych stosujemy technologię niezmiennych kopii zapasowych, co uniemożliwia wrogie szyfrowanie wykonanych już kopii.

Tak. Wystarczy, że zgłosisz potrzebę lokalnego pobrania kopii swoich danych i w ciągu 24h na podany w profilu adres email otrzymasz link do pobrania swoich plików. Weź tylko pod uwagę, że surowe pliki nie będą posortowane w sposób, który oferuje baza Docunext. Niemniej gwarantujemy przekazanie w niezmienionej formie wszystkich wgranych do aplikacji dokumentów przez cały okres trwania usługi i do 30 dni po jej wygaśnięciu.

Jeżeli w jakimkolwiek momencie zdecydujesz się na rezygnację z usługi, Twój abonament będzie w mocy do końca opłaconego okresu rozliczeniowego. Po upłynięciu tego okresu Twoje dokumenty w zaszyfrowanej i zabezpieczonej formie pozostaną na serwerze, jednak bez możliwości dostępu do nich. Ten przedłużony okres magazynowania Twoich danych służy ewentualnej możliwości odzyskania bazy dokumentów w razie ich utraty czy zmiany Twojej decyzji. Oznacza to, że w ciągu 30 dni od zawieszenia usługi możesz ją ponownie aktywować z bazą dokumentów w nienaruszonym stanie.

Wszystkie dokumenty są przechowywane w profesjonalnych centrach danych na terenie Polski, co zapewnia:

Zgodność z RODO - dane nie opuszczają UE

Redundancję - kopie w minimum 2 lokalizacjach

Certyfikacje bezpieczeństwa - ISO 27001, SOC 2

Monitoring 24/7 - całodobowa ochrona fizyczna i cybernetyczna

Urząd skarbowy dopuszcza elektroniczne archiwum na równi z papierowym. Należy zdecydować o formie archiwizowania i zgłosić w US sposób przetrzymywania dokumentów od nowego roku rozliczeniowego, co w części przypadków może powodować konieczność prowadzenia równoległych archiwów przez jakiś czas.

Nie. Te dokumenty są zaszyfrowane i nikt poza Tobą (nawet zespół Docunext) nie ma do nich dostępu. Podczas kontroli skarbowej możesz kontrolerom udostępnić całość lub część bazy, ale to w niczym nie różni się od udostępniania segregatorów poza usprawnieniem i skróceniem samej kontroli w wymiarze komfortu sprawdzających.

Tak, w pełni. Docunext został zaprojektowany z myślą o zgodności z RODO:

Przetwarzanie danych - tylko na podstawie Twojej zgody

Prawo do zapomnienia - możesz usunąć swoje dane w dowolnym momencie

Minimalizacja danych - zbieramy tylko niezbędne informacje

Bezpieczeństwo - zaawansowane szyfrowanie i kontrola dostępu

Transparentność - jasne informacje o przetwarzaniu danych

Zgodnie z polskim prawem, elektroniczne archiwum musi spełniać następujące warunki:

Integralność - dokumenty muszą być niezmienione

Czytelność - dokumenty muszą być czytelne przez cały okres przechowywania

Dostępność - możliwość udostępnienia organom kontrolnym

Okres przechowywania - zgodnie z przepisami (zazwyczaj 5 lat)

Docunext spełnia wszystkie te wymogi automatycznie.

Tak, Docunext to marka produktu będącego własnością firmy QuantLab zarejestrowanej w Warszawie ze 100% udziałem polskiego kapitału.

Jest na to kilka sposobów:

1. Najszybszy sposób - napisz wiadomość email na adres kontakt@docunext.pl. Na wszystkie wiadomości odpowiadamy w ciągu 5 minut i każda z nich wpada do naszego systemu CRM, więc nic co prześlesz nie wpadnie do "czarnej dziury" bez odzewu.

2. Baza wiedzy - możesz poszukać rozwiązania w bazie wiedzy na temat aplikacji Docuwiki wiki.docunext.pl

3. Telefon - zadzwoń do nas - tu przyjęcie zgłoszenia nastąpi najszybciej, ale Twoje zgłoszenie i tak zostanie wprowadzone do systemu i będzie dalej rozwiązywane w trybie z pkt. 1.

4. WhatsApp - napisz do nas na WhatsApp.

5. Chatbot AI - jeżeli szybkość odpowiedzi jest absolutnie kluczowa, porozmawiaj z naszym chatbotem opartym na lokalnym modelu AI.

Kompatybilność urządzeń mobilnych (aplikacja mobilna):

• iPhone
• iPad
• Android
• Android tablet

Przegladarki internetowe:

• Safari (macOS)
• Chrome
• Firefox
• Microsoft Edge

Docunext działa jako aplikacja internetowa, więc nie wymaga instalacji - wystarczy przeglądarka!

Tak! Oferujemy kompleksowe szkolenia:

Szkolenie podstawowe - darmowe webinarium dla nowych użytkowników

Szkolenie indywidualne - personalizowane szkolenie dla Twojej firmy

Materiały wideo - biblioteka samouczków dostępna 24/7

Dokumentacja - szczegółowa dokumentacja online

Każdy nowy klient otrzymuje również bezpłatną sesję wdrożeniową.

Tak! Docunext oferuje integracje z najpopularniejszymi systemami:

Systemy księgowe: Symfonia, SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP

Systemy CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive

API REST - dla custom integracji

Webhook - automatyczne powiadomienia o zdarzeniach

Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości integracji dla Twojego systemu.

Nie musisz się martwić! Oto jak to działa:

Powiadomienia - otrzymasz alert, gdy zbliżysz się do limitu (80% i 95%)

Bez blokady - system nie przestanie działać po przekroczeniu

Automatyczna sugestia - zaproponujemy przejście na wyższy plan

Elastyczna rozliczenie - można dopłacić za nadlimitowe dokumenty

Łatwa zmiana planu - upgrade w dowolnym momencie

Tak, oczywiście! Docunext działa bez długoterminowych zobowiązań:

Anulacja w dowolnym momencie - nie ma okresu wypowiedzenia

Dostęp do końca opłaconego okresu - używasz usługi do końca miesiąca

30-dniowa ochrona danych - po anulacji dane są bezpieczne przez miesiąc

Reaktywacja - możesz wrócić w dowolnym momencie

Bez ukrytych opłat - żadnych dodatkowych kosztów anulacji

Akceptujemy wszystkie popularne metody płatności:

PayU - karty płatnicze, BLIK, przelewy bankowe

Stripe - karty międzynarodowe (Visa, Mastercard, American Express)

Tradycyjny przelew - na podstawie faktury VAT

Płatność cykliczna - automatyczne odnowienie subskrypcji

Wszystkie płatności są zabezpieczone standardem SSL i PCI DSS.

Tak! Oferujemy specjalne warunki dla:

Organizacje non-profit - 50% zniżki na wszystkie plany

Szkoły i uniwersytety - 40% zniżki + dodatkowe funkcje edukacyjne

Startupy - specjalny program dla młodych firm (kod STARTUP2025)

Wieloletnie kontrakty - dodatkowe 15% zniżki za płatność roczną

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać szczegóły i kod rabatowy.